1. AMAÇ 

Bu prosedür, yasa dışı, etik dışı veya uygunsuz faaliyetleri, kurumumuz ve uluslararası standartlarca kabul edilmeyen herhangi bir insan hakları ihlali veya çevresel negatif etkili davranışı bildiren çalışanlarımızı ve paydaşlarımızı korumak ve takip mekanizması oluşturmak amacıyla geliştirilmiştir. Şeffaflık, dürüstlük ve yasalara uygunluk, en önemli prensiplerimiz arasındadır. Bu doğrultuda, çalışanlarımızı ve paydaşlarımızı teşvik eder ve sıfır tolerans politikamızı sürdürürüz.

2. KAPSAM 

Bu politika, SEMTRIO EĞİTİM VE DANIŞMANLIK HİZMETLERİ A.Ş. bünyesindeki tüm bireyler için geçerlidir; üst yöneticiler, yöneticiler, daimi, geçici veya sözleşmeli çalışanlar, danışmanlar, stajyerler ve şirketle ilişkili diğer tüm kişiler ayrıca müşteriler, paydaşlar, tedarikçiler ve iş ortaklarını kapsar.

3. İHBAR KURULU, GÖZDEN GEÇİRME VE İZLENEBİLİRLİK

İhbar kurulu, şirketin iş süreçlerinin her aşamasında, şeffaflık ve bütünlük yapı taşlarını korumak, çalışanlardan veya iş ilişkisi halinde bulunulan kurumlardan gelen dilek ve şikayetleri kişilerin ve kurumların gizlilik ve anonim ulaştırma mekanizması çerçevesinde değerlendirip sonuca kavuşturmak, ayrıca dilek ve şikayet sahiplerinin misilleme, etiketleme ve ayrımcılık vb. negatif etkilerden korumak gibi görevlere sahiptir. Bu kurul dilek ve şikayetler sonrası toplanır. Karar alıcılar, kararları disiplin prosedürüne göre sonuçlandırır ve duyurur.

Bu prosedür, yasal düzenlemelere, takip edilen uluslararası standartlara, risk analizlerine ve şirketin ihtiyaçlarına uygun kalması için senelik / durum bazlı olarak gözden geçirilecek ve gerekli durumlardan güncellenir. Tüm yazılı ve sözlü ihbarlar kaydedilecek ve sınırlı bir süre boyunca saklanacaktır.

 4. RAPORLAMA ARAÇLARI

Şirketimizde ve iş ilişkilerimizde şeffaflığa ve etik davranışlara büyük önem verilir. Bu yüzden çalışanlarımızın ve iş ortaklarımızın ihbarlarını anonim ve güvenli bir şekilde yapabilmeleri için çeşitli raporlama araçları sunarız. İş yerinde etik çalışma uygulamaları, işçi ve insan hakları, çevresel etkiler konularında yaşanan veya yaşanabilecek ihlalleri, endişeleri veya önerileri dile getirebilmeleri için aylık iş geliştirme toplantıları yaparız ve çalışanlarımızın dilek ve şikayetlerini yazılı olarak dile getirebilecekleri ve bunu yaparken anonim kalıp, tüm dilek ve şikayetleri online olarak görüp puanlayabilecekleri bir sisteme sahibiz. Her ay üst yönetim ve karar alma mekanizmasının da katıldığı toplantılarda, değerlendirmeler yapar ve tüm fikirleri iş geliştirme süreçlerine entegre ederiz. Ayrıca, her türlü konuyu doğrudan yönetimle paylaşabilmeyi sağlayabilmek amacıyla ‘açık kapı politikası’ uygulamamız aktiftir. Bu mekanizmalar, çalışanlarımızın seslerini duyurabilmeleri ve olası sorunların çözülmesine katkıda bulunabilmeleri için vardır. Tedarikçilerin, çalışanların ve iş ortaklarının iş ilişkisinin herhangi bir seviyesinde yaşanabilecek potansiyel ihlalleri raporlayabilecekleri etik bir hattımız vardır. Her bir ihbar, en yüksek gizlilik ve ciddiyetle ele alınacak ve gerekli yaptırımlar uygulanacaktır.

Ayrıca, kurumumuz çalışanlarından herhangi birinden etik dışı bir davranış tespit etmeniz halinde ulaşabileceğiniz Etik Hattımız:

Şikâyet ve İhbar Hattı: 00902168070248  
E-mail Adresi: ethics@semtrio.com

Bu iletişim kanalları, tedarik zincirimizdeki tüm tarafların seslerinin duyulmasını ve sorunların adil bir şekilde ele alınmasını sağlamak amacıyla oluşturulmuştur. Şikâyet ve ihbarlar her konuda olabilir.

 5. UYGULAMA

Semtrio Eğitim ve Danışmanlık Hizmetleri A.Ş. kurumsal ilkelerine veya yasalara aykırı davranışların şikâyeti sonrası aşamalarda, ihbar kurulu ve disiplin kurulu görevli olur. Soruşturmalar gizlilik ve hassasiyet çerçevesinde gerçekleştirilir. İhbarda bulunan kişi veya kurumlara herhangi bir misilleme, ayrımcılık ve etiketleme yapılmayacağının taahhüdünü veririz.

İhbar Konuları: 

•     Etik dışı uygulamalar,

•     Rüşvet ve yolsuzluğa yönelik davranışlar,

•     Kaynağı belirsiz & Suç geliri aklamaya yönelik para akışı, 

•     Çıkar Çatışması, 

•     Kişisel veri ihlali, 

•     Bilgi güvenliği ihlali, 

•     Rekabet dışı uygulama, 

•     Dolandırıcılık, 

•     Tehdit, 

•     Sahtekarlık,

•     Çocuk işçiliği, 

•     Baskı ve taciz, 

•     Ayrımcılık,

•     İnsanlık dışı/kötü muamele, insan kaçakçılığı, 

•     Örgütlenme özgürlüğünün engellenmesi, 

•     Ücretler ve çalışma koşulları. 

•     İş sağlığı ve güvenliği, tedbirler, riskler ve acil durumlar, çalışan/paydaş endişeleri 

 6. ARAŞTIRMA SÜRECİ 

Bu süreç, olayın doğruluğunu ve kapsamını belirlemek için somut delillerin toplanması (tarih, zaman, nitelik, nicelik, meydana geliş sıklığı, konumu, alınan önlemler, konudan haberdar olan kişiler, şahitler, konunun şikayet olarak iletilme metodu, bu iletişim sırasında üst kademelerin bilgisi dahilinde olup olmadığı), tanıkların dinlenmesi ve disiplin kurulu ve ihbar komitesince gerekli analizlerin yapılmasını içermektedir.

Araştırma süreci, şirketimizin kurumsal politikalarına, etik standartlarına ve yasal gerekliliklere uygun şekilde yürütülmektedir. Her adım, titizlikle kayıt altına alınarak, sürecin şeffaflığı ve objektifliği takip edilmektedir. Özellikle, araştırma sürecinde suç teşkil eden durumlar tespit edilirse veya kamu güvenliğini tehlikeye atan ciddi ihlaller söz konusu olursa, konu gerektiğinde emniyet güçlerine devredilir, böylece yasal yükümlülüklerin tam olarak yerine getirilmesi sağlanır.

7. SONUÇLANDIRMA 

Araştırma sürecinin tamamlanmasının ardından, İhbar Komitesi ve süreçte yer alan konunun içeriğine göre (işçi ve insan hakları komitesi, etik komitesi, disiplin komitesi vs.) elde edilen bulguları değerlendirir ve kapsamlı bir şekilde analiz ederek detaylı bir rapor yazılır. Bu raporlama öncelikle iç iletişimde, ilgili taraflara ve yönetim kademesine sunulur, gerekli görüldüğünde ise düzeltici ve önleyici eylemler önerilir. Sürecin tamamı objektif bir bakış açısıyla gerçekleştirilir. Komite, her araştırmanın, şirketimizin yüksek standartları ve profesyonel etik kuralları çerçevesinde sonuçlandırılmasını sağlamakla yükümlüdür.

Sonuçlandırma basamağı kritik bir önem taşır. Burada alınan kararlar ve yapılan eylemler, benzer ihlallerin tekrarlanmasını önlemek, şirket politikalarını güçlendirmek ve şirket kültürünü iyileştirmek için tasarlanır. Sonuçlandırma aşaması, aynı zamanda, soruşturmanın etik ve yasal standartlara uygun olarak yürütüldüğünün göstergesidir. Bu sürecin titizlikle yönetilmesi, şirketin itibarını korumak ve çalışanlar arasında güven oluşturmak için hayati öneme sahiptir. 

 8. SONUÇ İLETİŞİMİ 

Araştırma sonuçları, şirket politikaları ve yasal düzenlemeler çerçevesinde, olayın niteliğine bağlı olarak (tüm çalışanları ilgilendiren bir durum vb.) ilgili taraflara (ihbarcı kişi veya kurum) ve gerekirse tüm şirket içi mekanizmaya duyurulur. Bu iletişim, şeffaflık ve açıklık ilkeleri doğrultusunda yapılırken, aynı zamanda kimi bazı olaylarda da gizlilik ve hassas bilgilerin korunması önem arz eder ve kurumumuzca yüksek önemde gözetilir. Bu süreç, şirket içindeki güveni ve şeffaflığı artırarak, benzer durumların önlenmesine katkı sağlar. Kişisel verileri koruma taahhüdü kapsamında, ihbarcı kişinin veya kurumun herhangi bir ayrımcılık ve misillemeye maruz kalması kabul edilemez ve bu sonucu doğuracak hiçbir kişisel veri paylaşımında bulunulmaz.

9. FARKINDALIK ARTIRMA

İhbar politikasının etkinliğini ve farkındalığını artırmak amacıyla, düzenli eğitimler ve bilgilendirme kampanyaları düzenlenir. Bu faaliyetler, çalışanların haklarını, sorumluluklarını ve ihbar mekanizmalarını anlamalarını sağlar. Ayrıca, etik davranışın ve şeffaflığın iş yerindeki önemini vurgulayarak, olası ihlallerin önlenmesine yardımcı olur.

Semtrio, ihbara yol açabilecek davranışlar ve haklar hakkında bilinçlendirme ve kurum kültürünü güçlendirme konusunda sadece kendi çalışanlarına değil, aynı zamanda tedarikçilerine, müşterilerine ve iş ortaklarına da teşvik edici çalışmalar yürütür. Tedarikçi davranış kuralları vb. dökümanlarda, tedarikçilerinden beklentilerini, doğru davranış biçimlerini detaylıca anlatır ve bu kurallara uyumda yaşanacak problemlerde, şikayet mekanizmasının aktif bir şekilde işlediğini hatırlatır.

10. DOKÜMANTE ETME

Tüm ihbarlar ve araştırma süreçleri detaylı bir şekilde dökümante edilir. Bu kayıtlar, hem sürecin adil ve kapsamlı bir şekilde yönetildiğinin kanıtı hem de gelecekte benzer olaylara karşı bir referans kaynağı olarak hizmet eder. Dökümantasyon, yasal gerekliliklere ve veri koruma standartlarına uygun olarak saklanır. Komite, ihbarcının kimliği ve ihbarla ilgili tüm bilgilerin gizliliğini en üst düzeyde korumayı taahhüt eder. Bu gizlilik taahhüdü hem ihbarcıların korunmasını hem de adil bir soruşturma sürecinin yürütülmesini sağlar. Gizlilik ilkeleri, tüm süreç boyunca sıkı bir şekilde uygulanır ve ihlal edilmesi durumunda ciddi yaptırımlar uygulanabilir.

Revizyon No: 1.3
Revizyon Tarihi: 17.08.2023
Hazırlanma Tarihi: 15.06.2023